FAQ
- Aan wie moet ik mijn aanvraag richten?
- Welke formulieren moet ik invullen?
- Is de zelfevaluatie verplicht?
- Is het zinvol als bedrijf te investeren in goede documentering v/d aanvraag?
Aan wie moet ik mijn aanvraag richten?
De aanvraag duidelijk gedateerd en ondertekend door een vertegenwoordiger gemandateerd voor uw bedrijf, en de bijlagen moeten naar onderstaand adres gestuurd worden :
Administratie der Douane et Accijnzen
Dienst Douaneprocedure
Cel Certificering AEO
North Galaxy – Toren A – NGA 9 – Bus 37
Koning Albert II laan, 33
1030 Brussel
Om het behandelingproces van het dossier te versnellen, kan een kopie van de aanvraag en de bijlagen elektronisch doorgestuurd naar onderstaand e-mailadres : aeo.general@minfin.fed.be
Welke formulieren moet ik invullen?
Het formulier om een AEO-certificaat aan te vragen is het volgende: Aanvraagformulier AEO-certificaat Om de operatoren te ondersteunen bij het invullen van hun aanvraagformulier heeft de administratie een nota uitgewerkt getiteld :
Om de operatoren te helpen met het invullen van de aanvragen en formulieren heeft de Administratie een verklarende nota uitgewerkt die u hier kan downloaden.
Is de zelfevaluatie verplicht?
De zelfevaluatie is niet verplicht. Toch is het aanbevolen dat bedrijven deze zelfevaluatie invullen. Het levert de operator een reeks van voordelen op:
- Kritische analyse van systemen, procedures, werkmethodes en interne controle door de operator i.f.v. de AOE criteria;
- Een beter klantenbeeld van de operator voor de Administratie Douane;
- Een sneller onderzoek en behandeling door de Administratie, waarbij de wettelijke termijnen, opgelegd door de Europese reglementering, gerespecteerd worden;
- Verlichting van de operationele testen uit te voeren door de Douane en een verminderde aanwezigheid van de analyses in de onderneming;
- een snellere aflevering van het AEO-certificaat.
Is het zinvol als bedrijf te investeren in goede documentering v/d aanvraag?
U heeft als operator meerdere mogelijkheden om een aanvraag in te dienen (Zie STAP 2 van de sectie “Aflevering certificaat”). U heeft de mogelijkheid om het certificatieproces van Douane en Accijnzen te versnellen.
Hierdoor kan u sneller beschikken over een AEO-certificaat.
U kan het certificatieproces versnellen door zich optimaal voor te bereiden en een kwaliteitsvolle documentering samen met de aanvraag over te maken aan Douane en Accijnzen. Dit betekent concreet:
- Het opmaken van een self-assessment;
- Het oplijsten van standaarden en normen relevant voor de applicatie (bv. ISO 9000, …);
- Het verzamelen van alle relevante informatie en documenteren van de verschillende criteria.
Een goede en kwaliteitsvolle documentering van uw aanvraag kan u tijdswinst opleveren. Douane & Accijnzen houdt immers rekening met de kwaliteit van uw documentering. Hoe hoger deze kwaliteit, hoe minder voorafgaandelijke auditactiviteiten zullen worden toegepast. U kan beroep doen op Douane en Accijnzen om meer uitleg te krijgen over deze voorbereiding.