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Reçus


Mon institution a été agréée pour recevoir des libéralités déductibles. Quelles sont les formalités à remplir suite aux dons reçus ?

Une fois agréée, votre institution doit remplir des formalités précises afin de permettre à vos donateurs de déduire, de l'ensemble de leurs revenus nets, les libéralités en argent d'un montant de 40 euros au moins par année civile.

Ces libéralités doivent faire l’objet d’un reçu qui doit être envoyé aux donateurs si possible dans les deux mois suivant la fin de chaque année civile.

En outre, votre institution doit transmettre à l’administration via Belcotax On Web les données relatives aux reçus délivrés.
 

  

Comment les reçus envoyés aux donateurs doivent-ils être rédigés ?

Les reçus doivent répondre au minimum aux conditions suivantes :

  • porter la mention « Reçu délivré en application de l'article 107 du Code des impôts sur les revenus 1992 » ;
  • et contenir les renseignements suivants :
    -  l'année civile pour laquelle le reçu est établi ;
    le numéro d'ordre (ce numérotage doit être ininterrompu par année civile et se rapporter 
       exclusivement aux libéralités en argent de 40 euros et plus) ;
    -   les coordonnées complètes de votre institution
        (dénomination statutaire, adresse du siège social
        et numéro d’entreprise) ;
    -   l'identité et l'adresse complètes du donateur (ainsi que le numéro d’entreprise pour les personnes morales et les entreprises) ; -le montant des libéralités en précisant qu'elles ont été effectuées à titre définitif et irrévocable.
    L'institution peut se limiter à mentionner le montant en chiffres pour autant qu'il soit rendu infalsifiable, notamment en le faisant précéder et suivre de trois « * » ou autres signes similaires excluant toute confusion (p.ex.: « ***150*** EUR » ou « ###150### EUR »). Si tel n'est pas le cas, le montant doit figurer en chiffres et également sous la forme d'un nombre entier en toutes lettres.

Les reçus ne doivent pas être signés.

Il est vivement recommandé de regrouper les différentes libéralités qu'un donateur a effectuées au cours d'une année civile déterminée afin de n'établir, pour cette année, qu'un seul reçu par donateur.
 

Comment et quand faut-il communiquer à l’administration les données relatives aux libéralités ?

Règle générale : envoi via Belcotax On Web

La communication des données utiles à l’administration doit se faire par voie électronique, via l’application Belcotax On Web (encodage en ligne ou envoi d’un fichier).

Avantages:

  • vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les données précédemment introduites;
  • un programme de validation est intégré dans l'application;
  • vous ne devez plus présenter de liste récapitulative avec cette procédure. Celle-ci est créée automatiquement par Belcotax On Web sur base des fiches 281.71 transmises.
Vous pouvez consulter une brochure de présentation de Belcotax On Web et différents documents d’aide sur le site de l’application.

Les données relatives aux libéralités effectuées au cours d’une année civile doivent être introduites dans Belcotax On Web au plus tard le 1er mars de l’année suivante. L’application est en principe disponible dès début février (la date exacte sera annoncée via les actualités).


Exceptions : dépôt au format papier

Dans les deux cas suivants uniquement, il est possible de déroger à la règle de l’envoi via Belcotax On Web, et de transmettre à l’administration les copies des reçus délivrés et la liste récapitulative au format papier :
  • Pour les deux premières années civiles pour lesquelles l'agrément est accordé.
    Exemple : votre institution a reçu son premier agrément pour les années 2012 et 2013. En 2013 et 2014, les données relatives aux libéralités effectuées respectivement en 2012 et 2013 peuvent être envoyées soit au format papier, soit via Belcotax On Web. En 2015, Belcotax On Web doit être utilisé pour les libéralités effectuées en 2014 (sauf dans le cas ci-dessous).
  • A partir de la troisième année civile pour laquelle l'agrément est accordé, tant que votre institution ou votre mandataire (qui remet les reçus et la liste récapitulative en votre nom) ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires au dépôt par voie électronique.
    La demande doit être introduite par écrit à l’adresse suivante :
    Service public fédéral Finances
    Administration générale de la Fiscaltité
    Services centraux - Dir. I/6B
    North Galaxy - Tour A – 14e étage
    Boulevard du Roi Albert II 33, boîte 25
    1030 Brussel
    Tel. : 0257/623 69

Les copies des reçus et la liste récapitulative relatives à une année civile doivent parvenir à l’administration dans les deux premiers mois de l’année suivante. 

Quelles sont les démarches à effectuer dans le cas où aucun reçu n’a été délivré ?

Si au cours d'une année aucun reçu n'a été délivré, un document contenant les renseignements suivants doit être envoyé au Centre de documentation compétent :

  • la mention « Reçu délivré en application de l'article 107 du Code des impôts sur les revenus 1992 » ;
  • l'année civile ;
  • les coordonnées complètes de votre institution (dénomination statutaire, adresse du siège social et numéro d’entreprise) ;
  • la mention « Nombre de reçus délivrés / Montant total pour lequel des reçus ont été délivrés : néant ».

Aucune donnée ne doit dans ce cas être introduite dans Belcotax On Web.
 

Quelle est la procédure à suivre pour l’envoi des copies des reçus et de la liste récapitulative au format papier ?

Les copies des reçus et la liste récapitulative doivent être transmises au Centre de documentation compétent.

Les copies des reçus envoyés à l’administration doivent être classées dans l’ordre par code postal des donateurs, puis des noms de ceux-ci par ordre alphabétique.

La liste récapitulative, de préférence dactylographiée ou imprimée, doit être certifiée exacte, datée et signée par une personne légalement qualifiée pour engager votre institution, et comporter :
  • une feuille distincte mentionnant :
    - les coordonnées complètes de votre institution
       (dénomination statutaire, adresse du siège social,
       numéro d’entreprise) ;
    - l'année à laquelle la liste se rapporte ;
    - le nombre exact de reçus délivrés pour cette année ;
    - le montant total des libéralités pour lesquelles un
      reçu a été délivré pour cette année ;
  • des feuilles annexes portant chacune les coordonnées complètes de votre institution ainsi que l'année à laquelle la liste se rapporte, et mentionnant pour chacun des reçus délivrés :
    - le numéro d'ordre ;
    - l'identité et l'adresse complètes du donateur (ainsi
      que le numéro d’entreprise pour les personnes
      morales et les sociétés) ;
    - le montant total des libéralités.
Attention !
Si au cours d'une année aucun reçu n'a été délivré, la procédure indiquée au point précédent doit être suivie.
 

Où faut-il envoyer les documents au format papier ?

Les copies des reçus, la liste récapitulative ou le document signalant qu’aucun reçu n’a été délivré doivent être envoyés au Centre de documentation dont dépend votre institution :

  • si le siège social de votre institution est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale (c’est-à-dire exclusivement dans l'une des dix-neuf communes ci-après : Anderlecht, Auderghem, Berchem-Sainte-Agathe, Bruxelles, Etterbeek, Evere, Forest, Ganshoren, Ixelles, Jette, Koekelberg, Molenbeek-Saint-Jean, Saint-Gilles, Saint-Josse-ten-Noode, Schaerbeek, Uccle, Watermael-Boitsfort, Woluwe-Saint-Lambert et Woluwe-Saint-Pierre) :

    AFER - Centre de documentation - Précompte professionnel
    Avenue du Pont de Luttre 74
    1190 FOREST
    Tél. : 0257/695 25
    Fax : 0257/973 09
    centre.doc.prec.prof.bruxelles@minfin.fed.be
  • si le siège social de votre institution est établi en région de langue néerlandaise :
    Documentatiecentrum - Bedrijfsvoorheffing
  • Vlaanderenstraat 1
    9300 Aalst
    Tél.: 0257/736 60
    Fax : 0257/963 16
    doc.centr.bv.denderlw.kruisstr@minfin.fed.be
  • si le siège social de votre institution est établi en région de langue française et de langue allemande :
    Centre de documentation - Précompte professionnel
    Chemin de l'Inquiétude
    7000 Mons
    Tél: 0257/88110
    Fax:0257/98645
    centre.doc.prec.prof.mons@minfin.fed.be

A partir de quand peut-on délivrer des reçus aux donateurs ?

Les institutions soumises à la procédure d'agrément ne peuvent délivrer de reçus qu'après avoir obtenu cet agrément pour l'année concernée.

Exemple : votre institution a reçu en 2012 un agrément pour 2011. Celle-ci ne peut commencer à délivrer des reçus pour les libéralités effectuées en 2011 qu’après réception de l’agrément.
 

Comment traiter les libéralités reçues en fin d’année ?

Les libéralités faites à la fin d'une année déterminée par versement ou virement au compte financier de votre institution peuvent, avec l'accord du donateur, être considérées comme des libéralités de l'année en cause si le compte de votre institution est crédité l’un des trois premiers jours ouvrables de l'année suivante.

Comment sont exploitées les données communiquées à l’administration ?

Les copies des reçus que votre institution fait parvenir au Centre de documentation ou via Belcotax On Web sont transmises aux différents services de taxation des donateurs et incorporées dans la déclaration à l'impôt des personnes physiques si l'identification du donateur est complète et correcte (nom - prénom - adresse). Ces documents constituent en principe les seuls pris en considération pour l'octroi de la déduction des libéralités.
 

Quelles sont les libéralités qui ne peuvent faire l’objet d’un reçu ?

Dons avec contrepartie

La déduction des libéralités est commandée par l'intérêt national et ne vise donc que les libéralités proprement dites, c’est-à-dire les dons faits sans contrepartie. Ainsi, sont exclus les abonnements à des publications, cotisations de membre, minervals, rétributions scolaires, frais de cours, d'examen et autres frais analogues, billets d'entrée à des concerts, etc.
Lorsque les sommes versées compensent entièrement ou même partiellement la livraison d'un bien ou la prestation d'un service, aucun reçu ne peut être délivré, ni pour la totalité, ni pour une partie de ces sommes.

Pour être admis comme libéralité déductible, le montant doit par conséquent être transféré de manière purement gratuite et ne peut procurer aucun avantage au donateur (à part des choses de très faible valeur, comme un autocollant, une brochure d'information sobre, etc.).


Dons transmis à une autre institution

Une institution habilitée à délivrer des reçus au sens des directives qui précèdent ne peut jouer le rôle d'intermédiaire à l'égard d'une autre institution, et délivrer de tels reçus pour des sommes qui ne font que transiter par elle mais qui sont en fait destinées à cette autre institution.


Dons collectifs

Aucun reçu ne peut être délivré pour les versements qui représentent le produit d'une participation collective et ne proviennent donc pas réellement d'un donateur individuel.