Processus business entrant en jeu

Dans le schéma de processus des processus primaires, tels que définis dans Coperfin 1 et adaptés dans Coperfin 2, nous avons indiqué les processus visés par le système de "Banque de Données Patrimoniale". Cela ne signifie pas que le système ne peut pas être utilisé dans le cadre d’autres processus. Mais lors de la spécification du système à construire, on envisage d’abord les besoins et les exigences de ces processus. Le but de ces processus est résumé succinctement ci-dessous.

1. Les 7 processus principaux A CREER plus les processus appliqués aux créances non fiscales de l’Administration Générale sous-tendent l’analyse réalisée pour la Banque de Données Patrimoniale.

• 10. Réclamation de droits;
• 11. Acquisition, gestion et aliénation de biens;
• 12. Evaluation de biens;
• 13. Rédaction et passation d'un acte authentique;
• 14. Conservation et mise à jour de la documentation patrimoniale;
• 15. Communication d'informations patrimoniales;
• 16. Traitement des désaccords

2. Par ailleurs, le concept de la Banque de Données Patrimoniale sera aussi influencé par les besoins d’informations qui sont définis par le processus de Gestion des risques. L’analyse de ces besoins relève cependant d’un autre groupe de travail au sein de l’Administration Générale de la Documentation Patrimoniale. La progression des travaux de ce groupe de travail devra faire l’objet d’un suivi mené par l’Administration, de manière à tenir compte des exigences propres à la Banque de Données Patrimoniale.

3. Des ‘relais’ seront utilisés pour la relation avec d’autres projets transversaux au sein du SPF Finances, et pour intégrer les besoins et les intérêts de la Banque de Données Patrimoniale. Ces relais sont des collaborateurs du SPF Finances qui participent de près ou de loin à ces autres projets (CRM, Impôts & Recouvrement, TBT, Unicad... )

4. Les besoins éventuels propres à d’autres processus seront traités par les spécialistes des secteurs de marché, au moment où les cas d’usage seront définis dans leur domaine fonctionnel.

7 Les principaux processus A CREER de l’Administration Générale de la Documentation Patrimoniale sont exposés de façon plus détaillée ci-après, par leur description figurant dans le manuel de procédure de Coperfin 1. Ce projet a pour but de réexaminer les processus qui avaient été élaborés dans le cadre de Coperfin 1 ou de Coperfin 2. Ces processus serviront de base de départ dans le cadre de ce module.

Processus 10 : Réclamation de droits

Ce processus se décompose en :

• Le processus 10.1 : "Réclamer des droits de greffe immédiatement encaissés" est développé afin que l'encaissement de ces droits et leur transfert vers la Trésorerie se déroule de la façon la plus efficace possible.
• Le processus 10.2 : "Réclamer des droits d’enregistrement, d’hypothèque et des contributions" est développé afin que l’encaissement de ces droits et contributions et leur transfert vers la Trésorerie se déroule de la façon la plus efficace possible. Dans ce processus il n’est pas question des insuffisances de droits d’enregistrement. Ceux-ci sont traités dans le processus ‘Réclamer des droits de succession, droits de mutation par décès, insuffisances et droits en suspens’. L’encaissement des contributions (ce sont des contributions que le client paie quand il fait appel aux services des processus ‘Conserver et mettre à jour la Documentation Patrimoniale’ et ‘Fournir des Informations patrimoniales’ de l’entité Sécurité juridique) suit le même cours que l’encaissement des droits d’enregistrement et d’hypothèque.
• Le processus 10.3 : "Réclamer des droits de succession, droits de mutation par décès, insuffisances et droits en suspens" est développé afin de procéder à l’encaissement des droits de succession et des droits de succession complémentaires (sur base de la déclaration de succession) de manière aussi efficace et conviviale que possible.

• Le processus 11.1 : "Acquisition de biens immobiliers" est conçu pour l’acquisition de biens immobiliers (= acquisition et expropriation) au nom et pour le compte des autorités fédérales et non fédérales. Les Services Patrimoniaux agissent en tant qu’organe (exclusivement) compétent pour les autorités fédérales et en tant que mandataire pour les autorités non fédérales.
  
  
• Le processus 11.2 : "Aliénation et vente de biens immobiliers" est conçu pour aliéner et vendre les biens immobiliers des autorités publiques fédérales et non fédérales. Les Services Patrimoniaux agissent en tant qu’organe compétent (exclusif) des autorités fédérales et comme mandataire des autorités non fédérales.
  
  
• Le processus 11.3 : "Réalisation de biens meubles" est conçu pour fournir des services relatifs aux biens meubles matériels appartenant aux autorités: les biens meubles sont vendus, recyclés ou détruits.
  
  
• Le processus 11.4 : "Liquidation des successions en déshérence" (= payer le passif et réaliser l’actif) est conçu pour s’occuper de la prise en possession des successions en déshérence au nom de l’Etat et de la liquidation de ces successions.

• Le processus 12.1 : "Evaluer des biens mobiliers" est élaboré afin d’effectuer des évaluations (valeur vénale) de biens mobiliers pour des clients internes au SPF Finances et, le cas échéant, pour des clients externes dans le long terme. Ces évaluations concernent une grande diversité de biens (titres non cotés, mobilier, œuvres d’art, objets de collection, …). Le développement de bases de données et de documentations spécifiques sur les biens mobiliers sera nécessaire afin de délivrer des valeurs vénales. Par ailleurs, vu la grande diversité et la complexité des biens mobiliers, le soutien d’experts externes sera également nécessaire.
  
  
• Le processus 12.2 : "Evaluer des biens immobiliers" est élaboré afin d’effectuer des évaluations de biens immobiliers pour des clients internes au SPF Finances et externes. Ces évaluations concernent trois valeurs : valeur vénale, valeur normale de construction et valeur locative/revenu cadastral fédéral. Les activités de ce processus pourront être différenciées en fonction de la valeur à déterminer.

• Le processus 13 : "Rédiger et passer un acte authentique" est conçu pour la rédaction et la passation d’actes authentiques pour les autorités fédérales et non fédérales. Les Services Patrimoniaux jouent dans ce domaine le rôle de notaire de et pour les autorités. Ce processus est un processus séparé car il s’agit uniquement de rédiger et de passer un acte authentique, en d’autres mots l’acte authentique n’est pas le résultat d’une acquisition ou d’une aliénation d’un bien immobilier (par exemple, location ou vente d’habitations sociales et les prêts hypothécaires qui y sont liés, statuts d’une société publique). Ce processus est un sous-processus dans le cadre des processus d’acquisition et d’aliénation/vente de biens immobiliers.

• Le processus 14.1 : "Maintenir à jour la Documentation Patrimoniale" est développé afin de constituer et gérer une documentation aussi actualisée et complète que possible du patrimoine et de cette façon garantir une sécurité juridique maximale. Ce processus présente un lien important avec le programme CRM Documentation Patrimoniale, en termes de fonctionnement opérationnel.
  
  
• Le processus 14.2 : "Gestion du plan cadastral" est élaboré afin de mettre à jour et d’enrichir le plan cadastral de façon continue par voie numérique.

• Le processus 15 : "Fournir des informations patrimoniales" est développé afin de maximaliser l’accès à la documentation patrimoniale pour tous les clients, tenant compte de la législation concernant la protection de la vie privée. En ce qui concerne la délivrance d’information des archives il faut tenir compte du fait que celles-ci ne seront pas digitalisées.
  
  Ce processus présente un lien important avec le programme CRM Documentation Patrimoniale, en termes de fonctionnement opérationnel.

• Le processus 16 : "Traitement des désaccords" est conçu pour résoudre rapidement et de manière efficace les désaccords entre d’une part le citoyen (au sens large du mot) et l’Administration d’autre part via une procédure transparente. Ce processus englobe différents types de "désaccords" qui peuvent survenir au sein de l’entité de la Documentation Patrimoniale :
  
  
  • Contestations: formes de désaccords qui ne font pas partie des procédures ou législations formelles.
    
    
  • Réclamations: formes de désaccords qui se déroulent selon des procédures formelles et/ou doivent satisfaire à des conditions formelles pour être recevables.
    
    
  • Litiges: désaccords qui sont réglés devant une instance judiciaire. L’entité Mesures et Evaluations ne traite elle-même aucun litige. Les litiges relatifs à Mesures et Evaluations sont réglés par l’entité Sécurité Juridique.

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